Polityka prywatności

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu internetowego Novagen Clinics dostępnego pod adresem https://novagenclinics.pl/, w tym w formularzu rezerwacji wizyt online (https://novagenclinics.pl/rejestracja/).

Dokument został sporządzony zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz właściwymi przepisami prawa polskiego, w szczególności ustawą o ochronie danych osobowych oraz ustawą o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.

Dbamy o poufność danych, w szczególności danych medycznych, i stosujemy środki organizacyjne oraz techniczne odpowiednie do charakteru przetwarzanych informacji.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Novagen Pharma sp. z o.o. z siedzibą w Pruszkowie (05-800), Aleje „Jerozolimskie” 439, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIV Wydział Gospodarczy KRS pod numerem 0000474845, NIP: 5342492724, REGON: 146854312 (dalej: „Administrator”).

Marka Novagen Clinics oznacza sieć poradni świadczących usługi medyczne prowadzone przez Administratora. Poradnia w Poznaniu mieści się pod adresem: os. Piastowskie 17 (Pasaż Beta), 61-148 Poznań.

3. Kontakt w sprawach ochrony danych

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw przysługujących osobom, których dane dotyczą, można kontaktować się z Administratorem:

• listownie: Novagen Pharma sp. z o.o., Aleje „Jerozolimskie” 439, 05-800 Pruszków;
• e-mail: kontakt@novagenclinics.pl;
• telefon: (+48) 663 006 008 (Pon–pt: 10:00–18:00).

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Kontakt z Inspektorem możliwy jest drogą mailową: kontakt@novagenclinics.pl (z dopiskiem „IOD”).

4. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania z serwisu możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe — imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, adres korespondencyjny;
• dane identyfikacyjne — numer PESEL (w przypadkach przewidzianych formularzem rezerwacji, np. weryfikacja kontynuacji leczenia);
• dane medyczne — odpowiedzi udzielone w ankiecie medycznej, informacje przekazane w związku z rezerwacją wizyty;
• dane dotyczące rezerwacji — wybrana usługa, termin wizyty, gabinet, lekarz;
• dane techniczne — adres IP, data i czas korzystania z serwisu, informacje o urządzeniu i przeglądarce, pliki cookies (zgodnie z Polityką cookies);
• dane dotyczące płatności — w przypadku korzystania z płatności online: status transakcji, identyfikatory płatności (Administrator nie przechowuje pełnych danych karty płatniczej).

5. Cele, podstawy prawne i okres przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

• Rezerwacja i realizacja wizyty lekarskiej — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa / działania przed zawarciem umowy) oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO w zw. z art. 24 ust. 1 ustawy o prawach pacjenta (dane medyczne niezbędne do udzielenia świadczenia zdrowotnego). Dane przechowywane przez okres wymagany przepisami o dokumentacji medycznej.
• Prowadzenie dokumentacji medycznej — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz przepisy ustawy o prawach pacjenta i ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia. Okres przechowywania zgodnie z przepisami prawa.
• Kontakt z pacjentem i obsługa zapytań — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO. Okres do czasu zakończenia sprawy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
• Marketing bezpośredni własnych usług (e-mail, telefon) — wyłącznie po wyrażeniu odrębnej, dobrowolnej zgody — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie.
• Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Okres do upływu terminów przedawnienia.
• Analityka i statystyka serwisu — podstawa: zgoda użytkownika (cookies) lub prawnie uzasadniony interes Administratora — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Bezpieczeństwo serwisu — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (zapobieganie nadużyciom, logi techniczne).

6. Rezerwacja wizyt online

Korzystanie z formularza rezerwacji wymaga podania danych niezbędnych do umówienia wizyty oraz wypełnienia ankiety medycznej. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest konieczne do złożenia rezerwacji.

Informujemy, że:

• złożenie rezerwacji online nie stanowi zgody na konkretne świadczenie zdrowotne ani rozpoczęcie terapii — kwalifikacja i zgody medyczne są udzielane podczas wizyty u lekarza;
• w przypadku wybranych usług (np. kontynuacja leczenia) może być wymagana weryfikacja tożsamości pacjenta na podstawie numeru PESEL w celu potwierdzenia wcześniejszej wizyty w placówce;
• odpowiedzi z ankiety medycznej są przekazywane do dokumentacji medycznej i wykorzystywane przez lekarza w procesie udzielania świadczenia zdrowotnego;
• użytkownik zobowiązany jest podać informacje zgodne z prawdą — zatajenie istotnych informacji o stanie zdrowia może wpływać na bezpieczeństwo udzielanych świadczeń.

7. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców — wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania:

• personel medyczny i administracyjny Novagen Clinics uprawniony do przetwarzania danych;
• dostawcy systemów informatycznych wspierających rejestrację pacjentów i prowadzenie dokumentacji medycznej (w tym system MyDr EDM);
• dostawca hostingu i infrastruktury IT serwisu internetowego;
• dostawcy usług poczty elektronicznej i komunikacji z pacjentem;
• operator płatności online (jeżeli aktywna jest opcja przedpłaty) — w zakresie niezbędnym do realizacji transakcji;
• podmioty uprawnione na mocy przepisów prawa (organy publiczne, ubezpieczyciele, podmioty kontrolne).

Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy następuje wyłącznie, gdy zapewnione są odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w RODO (np. standardowe klauzule umowne).

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych;
• prawo do sprostowania danych;
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) — w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO;
• prawo do ograniczenia przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych — w zakresie przetwarzania na podstawie zgody lub umowy;
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem;
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

W zakresie danych medycznych i dokumentacji medycznej mogą obowiązywać dodatkowe ograniczenia wynikające z ustawy o prawach pacjenta — w szczególności prawo dostępu do dokumentacji medycznej realizowane jest na zasadach określonych w tej ustawie.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych w formularzu rezerwacji jest dobrowolne, lecz niezbędne do umówienia wizyty i udzielenia świadczenia zdrowotnego. Brak podania wymaganych danych uniemożliwi realizację rezerwacji.

Podanie danych w celach marketingowych jest całkowicie dobrowolne i wymaga odrębnej zgody.

10. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą, w tym m.in. szyfrowanie transmisji (HTTPS), kontrolę dostępu, politykę haseł, kopie zapasowe oraz procedury reagowania na incydenty bezpieczeństwa.

11. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie. Szczegółowe informacje, w tym sposób zarządzania zgodami, znajdują się w Polityce cookies.

12. Zmiany Polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian niniejszej Polityki prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa, zakresu świadczonych usług lub stosowanych technologii. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze publikowana na tej stronie.

W przypadku istotnych zmian poinformujemy użytkowników w sposób widoczny w serwisie.

13. Kontakt

Novagen Clinics — Poznań
os. Piastowskie 17 (Pasaż Beta), 61-148 Poznań
tel. (+48) 663 006 008
e-mail: kontakt@novagenclinics.pl
godziny otwarcia: Pon–pt: 10:00–18:00